Herşeyi İle EKAP

Elektronik Kamu Alımları Platformuna kayıt sırasında şu hususları dikkat edilmesi gerekmektedir.

EKAP tarafından protokolünüze otomatik olarak verilen protokol numarasını not ediniz ve saklayınız. Daha sonra ihtiyaç duyacağınızdan dolayı e-posta bilgilerini doğru bir şekilde giriniz.

Gerçek veya tüzel kişi kayıt ve protokol hazırlama işlemleri şu 4 aşamadan oluşmaktadır:

1. Gerçek veya tüzel kişi seçeneklerinden birinin seçilip buraya kimlik bilgilerinin girilmesi
2. İletişim ve adres bilgilerinin doğru olarak girilmesi
3. Platform sorumlusu/sorumlularının ve imza atmaya yetkili kişi ya da kişilerin bilgilerinin girilmesi
4. Protokolün hazırlanması

Gerçek veya tüzel kişi kayıt ekranlarında bulunan ilerle tuşuyla protokol oluşturma ekranına gelinir. Son aşamada protokol oluşacaktır. bilgilerin tamamını girip kaydettikten sonra oluşturulmuş olan  protokolü göndermek gerekmektedir.  Kayıt işleminin tamamlanmasından sonra  2 nüsha çıktısı alınacak olan protokolün, bir nüshası firmada kalacaktır. Diğer nüsha ise firma yetkilisi veya yetkilileri tarafından imzalanıp kaşelenerek Kamu İhale Kurumuna elden ya da posta yolu ile ulaştırılır.

Protokol ekinde şu belgelerin gönderilmesi gerekmektedir:

Firmanız gerçek kişi ise;

1. Kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sanatkarlar odasından veya ilgili meslek odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı ya da noterce onaylı örneği,
2. Noter tasdikli imza beyannamesi
3. Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ve vekilin noter tasdikli imza beyannamesi

Firmanız tüzel kişi ise;

1. Kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı ya da noter tasdikli örneği,
2. Tüzel kişiliğin noter onaylı imza sirküleri,
3. Protokol vekil tarafından imzalanmış ise vekil adına düzenlenmiş olan noter onaylı vekâletname ve vekilin noter onaylı imza beyannamesi gerekecektir. İmza için ayrılan bölüme firmanın imza atmaya yetkili kişisi tarafından isim kaşesi kullanılır ya da ad soyad yazılarak imza atılır ve tarih yazılır. Firma/Şirket türüne ve firmadaki yetki dağılımına bağlı olarak bu alanı sadece bir kişi imzalayabileceği gibi, imza atmaya yetkili kişi sayısının birden fazla olması halinde protokolü yetkili kişilerin her biri ya da bir kısmı ayrı ayrı olarak imzalayabilirler. Firma tarafından kaç imza gerekli olduğu önceden belirlenecektir.
4. Firmanız adına protokolü imzalayan kişi veya kişilerin imza sirküleri ile bu kişiye ya da kişilere verilen yetki belirli bir süre için verilmişse bu sürenin sona ermemiş olması gerekmektedir.

  Firma adına protokolü imzalayan kişi veya kişilerin imza sirkülerinde bu kişi ya da kişilere verilen yetkide;

1. Bir konu sınırlaması varsa protokolü imzalayan kişi veya kişilerin protokolü imzalama yetkisinin olup olmadığına,
2. Bir sayı sınırı varsa, protokolün belirtilen sayıda kişi veya kişiler tarafından imzalanıp imzalanmadığına dikkat edilmelidir.

Protokol Kamu İhale Kurumuna ulaşmasından itibaren onaylama süreci başlayacaktır. Bu süreçteki bilgilendirmeler platform sorumlusu veya sorumlularının e-posta adreslerine yapılacaktır. Protokol onaylandığında protokolde belirtilmiş olan platform sorumlusu ya da sorumlularının e-posta adreslerine protokolün onaylandığına dair bilgi ve kullanıcı hesaplarını aktif hale getirebilmeleri için aktivasyon linki gönderilmektedir. Bu aktivasyon adımları platform sorumlusu veya sorumluları tarafından izlenip şifrelerini belirleme ve kullanıcı hesaplarını aktif hale getirme işlemlerini yapmaları gerekmektedir.

Protokol onaylanmadığında ise buna ilişkin hata ve uyarı mesajlarıyla birlikte bir e-posta platform sorumlusunun/sorumlularının e-posta adreslerine gönderilecektir. Protokol Kamu İhale Kurumuna gönderilmediği sürece firma kaydını yeniden yapıp, yeni bir protokol hazırlamak mümkündür. Protokolün doğruluğundan emin olunduktan sonra Kamu İhale Kurumuna elden veya posta yoluyla gönderilir.  Firma kaşesi varsa protokolde mutlaka kullanılmalıdır. Firma kaşesinin imzayı kapatmamasına ve okunaklı olmasına dikkat edilmelidir.

Protokol ekinde sunulan yetki belgelerinden imza sirküleri veya vekâletnamelerin genel yetki içermediği durumlarda temsil yetkisine sahip kişilerin,“Elektronik Kamu Alımları Platformu” üzerinden gerçekleştirilecek olan bütün iş ve işlemlerde sınırsız olarak yetkili kılındığı” açıkça belirtilecek, söz konusu yetkinin zaman bakımından kısıtlanması durumunda sürenin başlangıç ve bitiş tarihleri açık olarak gösterilecektir. Protokol ekinde gönderilecek olan belgeler asıl veya  noter onaylı olmalıdır. Renkli ya da siyah-beyaz fotokopi kesinlikle kabul edilmeyecektir.

Daha fazla bilgi: https://www.eimza.gen.tr/ekap.html